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Cambios de pensamiento que involucra la instalación de un sistema ERP

Una solución ERP significa la implementación de un sistema centralizado de información. Un software que procesa en una base de datos centralizada toda la información operativa de la empresa.

Esto involucra una serie de cambios en cuanto a la mentalidad administrativa del procesamiento de datos. En un principio, durante la década del sesenta y setenta, lo usual era el procesamiento de información a través de centros de cómputos (in situ o externos), lo que determinaba un proceso de registración de comprobantes a posteriori de las operaciones comerciales efectuadas. Esto acarreaba una demora en la obtención de datos decisorios - desde la contabilidad tradicional hasta la producción de estadísticas para investigar tendencias -, que fue solucionándose a medida que el transcurso del tiempo, el desarrollo de la tecnología, la reducción de costos de hardware y software impulsaron la popularidad y el alcance de adquisición de herramientas informáticas. Pero aún la mayoría de las empresas se encuentran en la segunda etapa - la proliferación de sistemas independientes en sus respectivos departamentos comerciales -, lo que motiva un retraso (menor, pero retraso al fin) de la obtención de la información decisoria.

Los sistemas ERP son la tercera etapa de dicha evolución. Es la centralización informativa con el proceso de datos en tiempo real, que implica la obtención de resultados al instante. Pero ello implica una serie de cambios que tienen que ver con la rutina administrativa. Todo proceso de readaptación implica esfuerzo - aprendizaje, cambio de costumbres -, pero fundamentalmente se relaciona con un cambio de mentalidad empresarial. Mientras que antes era aceptable obtener resultados a posteriori, ahora es indispensable contar con información sobre la marcha. Si usted ha realizado un cambio de política comercial, necesita saber cuanto antes cúal es la respuesta del mercado; y hacer los ajustes en el momento para obtener los mejores resultados.

Pero uno de los cambios más importantes que se obtiene con un software ERP, es la identificación de la empresa como una unidad de negocios indivisible. Vale decir, la información llega rápido y en mejor forma a los niveles decisorios más altos, y ellos pueden comandar en tiempo real la empresa en vez de simplemente recoger resultados de las políticas departamentales de cada jefe de sector. Acerca la gerencia al resultado de la calle, dándole una posición mucho más activa en el proceso decisorio diario. Y el otro punto derivado de esto, es la posibilidad de conjugar sectores de su empresa, evaluando su desempeño y capacidad para establecer y mantener una política comercial determinada. Si la plana decisoria ha decidido establecer una promoción en concreto sobre una línea de productos, debe estar informada de que los sectores de producción, venta y logística van a ser capaces de concretarla de manera eficiente. Si uno de los pasos intermedios falla, generará clientes insatisfechos, sobreexigirá a departamentos de su empresa por encima de sus capacidades, desarrollará resentimientos internos, y fracasará como propuesta comercial. Desde la evaluación de antemano hasta los ajustes sobre la marcha - especialmente si la propuesta supera las expectativas - significarán una optimización que sólo se puede obtener mediante una herramienta fiable de medición de resultados comerciales. Y allí es donde el sistema ERP juega su rol más importante.

El otro factor es la unificación de procesos administrativos. Un solo sistema central provee una interfaz universal que se convierte en el instrumento de diálogo entre el operador y los datos. Hay un único proceso de aprendizaje, y una única fuente informativa que requiere atención y mantenimiento. Es exactamente lo contrario de lo que ocurre cuando hay un parque de sistemas realmente dispar, en donde los resultados de un departamento pueden contradecir a otro que se encuentra relacionado - el caso típico es la gestión de stocks versus los resultados de venta y/o producción -. El margen de error disminuye - antes el procesamiento se basaba en comprobantes enviados desde un sector a otro, lo que podría dar pie a diferencias u omisiones -. Hay un proceso de disciplinamiento en cuanto a la carga de información que culmina con una optimización de la administración en todo sentido.

Pero todo esto acarrea una enorme serie de ventajas para su empresa. Un software ERP aumenta la eficiencia y la productividad del procesamiento de datos, reduce costos de mantenimiento, optimiza las relaciones comerciales con clientes y proveedores, automatiza tareas, establece puntos de control internos, y aumenta la profesionalización de su plantel de personal.

En la medida que una mayor cantidad de empresas se sume a esta tercera etapa de la historia del procesamiento de datos, los sistemas ERP terminarán por popularizar la eficiencia como moneda corriente en los procesos administrativos. Simplemente porque es un modelo probado y funcional, práctico y eficiente, que soluciona una enorme cantidad de problemas diarios y optimiza el establecimiento de estrategias comerciales generales y particulares de su empresa.

por Alejandro Franco para IEA SOFTWARE